Planowanie czasu realistycznie, czyli ?60:40?

Hans Thoursie/SXC

Zarządzanie czasem to jeden z największych problemów w obecnych czasach. Niestety większość z nas nie umie tego robić, a wziąwszy pod uwagę to, że jesteśmy w jednostce czasu w stanie upchnąć coraz więcej działań, zamiast poprawy efektywności, mamy coraz większy chaos. Do tego dochodzi jeszcze prokrastynacja i wszelkiego rodzaju dystraktory które tak kochamy. Kira pisała kiedyś, że aby planować czas, trzeba patrzeć na niego w sposób realistyczny ? czyli zostawiając sobie zapas czasu na nieprzewidziane zdarzenia. Ile jednak powinien wynosić ten zapas czasu?

W teorii zarządzania czasem istnieje coś takiego jak Reguła 60:40. Ona określa właśnie ten wspominany przez Kirę realizm. Według reguły, planować powinniśmy zaledwie 60% dostępnego czasu, pozostawiając 40% czasu niezaplanowanym, na wypadek gdyby zdarzyło się coś o czym po prostu nie pomyśleliśmy. (Wczoraj zaplanowałam sobie 1,5 godzinną wycieczkę do marketu budowlanego. Plan wziął w łeb, kiedy zepsuł się najpierw jeden, a potem drugi tramwaj do którego wsiadłam. W efekcie 1,5 godziny zajął sam dojazd?).

Jak zatem planować? Jeśli masz do dyspozycji 10 godzin czasu, powinieneś zaplanować zaledwie 6 godzin. I o tym czasie myśleć realnie. Zgodnie z zasadą, Twoje zaplanowane zadania powinno ci się udać wykonać. A jeśli będziesz miał szczęście i dystraktorów będzie mniej, to po prostu będziesz miał więcej wolnego.

A jak Wy planujecie? Zostawiacie sobie zapas, czy zawsze ?upychacie? zadania, aby potem stresować się, że nie zdążyliście?