Planowanie czasu realistycznie, czyli „60:40”
25 listopada 2009, godz. 11:00
Hans Thoursie/SXC
Zarządzanie czasem to jeden z największych problemów w obecnych czasach. Niestety większość z nas nie umie tego robić, a wziąwszy pod uwagę to, że jesteśmy w jednostce czasu w stanie upchnąć coraz więcej działań, zamiast poprawy efektywności, mamy coraz większy chaos. Do tego dochodzi jeszcze prokrastynacja i wszelkiego rodzaju dystraktory które tak kochamy. Kira pisała kiedyś, że aby planować czas, trzeba patrzeć na niego w sposób realistyczny – czyli zostawiając sobie zapas czasu na nieprzewidziane zdarzenia. Ile jednak powinien wynosić ten zapas czasu?
W teorii zarządzania czasem istnieje coś takiego jak Reguła 60:40. Ona określa właśnie ten wspominany przez Kirę realizm. Według reguły, planować powinniśmy zaledwie 60% dostępnego czasu, pozostawiając 40% czasu niezaplanowanym, na wypadek gdyby zdarzyło się coś o czym po prostu nie pomyśleliśmy. (Wczoraj zaplanowałam sobie 1,5 godzinną wycieczkę do marketu budowlanego. Plan wziął w łeb, kiedy zepsuł się najpierw jeden, a potem drugi tramwaj do którego wsiadłam. W efekcie 1,5 godziny zajął sam dojazd…).
Jak zatem planować? Jeśli masz do dyspozycji 10 godzin czasu, powinieneś zaplanować zaledwie 6 godzin. I o tym czasie myśleć realnie. Zgodnie z zasadą, Twoje zaplanowane zadania powinno ci się udać wykonać. A jeśli będziesz miał szczęście i dystraktorów będzie mniej, to po prostu będziesz miał więcej wolnego.
A jak Wy planujecie? Zostawiacie sobie zapas, czy zawsze „upychacie” zadania, aby potem stresować się, że nie zdążyliście?
Śledzik
RSS
newsletter
Ja nawet jak perfekcyjnie zaplanuje 20% czasu to i tak szlag trafia zawsze owo planowanie i zawsze hgw dlaczego.
Jedna mała uwaga – zwrot “10 godzin czasu” jest niepoprawny. Pozdrawiam
Ja korzystam z rememberthemilk.com – mam swoją todo listę z priorytetami i działam według niej. Zwykle jestem przy komputerze, jak nie to mam program w telefonie. W ten sposób wiem co chcę zrobić niezależnie od tego ile mam czasu (grupuję zadania na rodzaj, projekty oraz priorytet za pomocą tagów). Następnie staram się wykonać zadania o najwyższym priorytecie z danego rodzaju (praca/prywatne). A by się zmotywować do szybkiej i efektywnej pracy planuję również odpoczynek o danej godzinie niezależnie od postępów pracy, które niejednokrotnie bardzo trudno przewidzieć. Samym planowaniem czasu na konkretne zadanie się nie zajmowałem bo mi to nie wychodziło, wypróbuję regułę którą opisujesz ;)