Time Boxing, czyli efektywne zarządzanie czasem

Poprawianie swojej efektywności pracy, to w dużej mierze znalezienie nowego sposobu na nieefektywne lub mało efektywne zarządzanie czasem, które do tej pory stosowaliśmy. Chodzi w końcu o to, aby zrobić jak najwięcej i jak najlepiej w jak najkrótszej jednostce czasu. Dzięki temu będziemy mieć więcej czasu na inne, ważne dla nas rzeczy prawda? Jedną z technik jakie można zastosować aby poprawić swoją efektywność czasową jest tzw. Time Boxing - technika zaczerpnięta z działki IT (Ci, to jednak mają łeb!)

O co chodzi w Time Boxingu? Przede wszystkim o ustalenie konkretnej daty końcowej realizacji projektu i zamknięcie czasu realizacji projektu w pewnym bloku czasowym. Innymi słowy mówiąc – mamy dziś w planie pracę nad trzema różnymi zadaniami, analizujemy więc ile czasu powinno nam zająć ich zrobienie i ustalamy, że zad.1 zrobimy w godzinę, zad. 2 w pół godziny, a zad. 3 w dwie godziny. I tego czasu się trzymamy.
Jeśli nie uda nam się zrobić pierwszego zadania w pół godziny, nie dodajemy sobie kolejnych 15 minut od razu, ale zabieramy się za inną rzecz, a zad 1 ?wkładamy do pudełka do wykonania” i przy następnym opracowywaniu planu na Time Boxing – uwzględniamy kolejny blok czasu na to zadanie.

Dlaczego Time Boxing działa?

• nie pozwala się rozpraszać – jeśli mamy 30 minutowy blok czasu na wykonanie czegoś i trzymamy się tego czasu, nie możemy poświęcać dodatkowego czasu na sprawdzenie mailika, czat z kumplem, zrobienie sobie kanapeczki – bo nie zdążymy i nie skończymy zadania.
• nie pozwala na zmarnowanie zbyt dużej ilości czasu na jedno zadanie – są takie dni w życiu żółwia, że praca nad danym zadaniem idzie (jak mówiła moja babcia ) jak krew z nosa (czyli powoli). Mimo najwyższych starań i chęci i skupienia, nie mamy pomysłu na nowy artykuł, nie wiemy co zrobić na obiad, a liczby z kolumienek do podliczenia przeskakują nam między wierszami. W takiej sytuacji, zadanie na które normalnie poświęcilibyśmy 15 minut, zabiera nam godzinę. To wysoce nieefektywne – jeśli bowiem nie musisz (bo stoi nad Tobą szef) rzeczy tej robić w tej chwili, możesz ja przełożyć na później, kiedy będziesz w lepszej formie. Tu Time Boxing niezwykle pomaga – pracowałeś pół godziny i nie zdążyłeś? W porządku – zadanie dostanie następne pół godziny czasu jutro. Oczywiście, to co w Time Boxingu jest ważne, to realistyczna ocena wielkości zadania i koniecznego na jego realizację czasu – jeśli będziesz ustalał zbyt krótkie bloki czasowe- nigdy nie zdążysz.
• pozwala zachować kontrolę nad projektem – przy dużych zadaniach bywa tak, że wgryzając się w nie coraz mocniej, coraz bardziej tracimy z oczu pierwotny plan. Jeśli malujesz surrealistyczne bohomazy, problemu nie ma – i tak nikt nie zorientuje się co artysta miał na początku na myśli. Jeśli jednak projektujesz layout dla klienta według jego wytycznych i co chwilę nieco bardziej oddalasz się od pierwotnego pomysłu -możesz zrobić coś, co klient z miejsca odrzuci. Pracując w blokach czasowych, przy każdym kolejnym podchodzeniu do zadania zaczynamy wgryzać się od początku – w efekcie trzymamy się wytycznych
• uczy wykorzystywać czas - regularne stosowanie Tome Boxingu ma (jeszcze nie wiem czy działa – na razie mam 4 minuty na skończenie tekstu) pomagać w skutecznym ocenianiu czasu i tego ile zabiera dane zadanie. W efekcie uczymy się jak wykorzystywać najdrobniejszą chwilę. Przykładowo – gotujesz wodę na kawę. Zamiast stać i patrzeć tępo w filiżankę czekając aż czajnik skończy proces grzewczy, możesz zdecydować, że umyjesz dwa talerze, napiszesz maila do kumpla, zrobisz listę zakupów itd.

Do jakich zadań można stosować Time Boxing?

• do zadań dużych, które można podzielić na etapy, bloki
• do zadań co do których mamy jasność ile czasu mogą zabrać
• do zadań drobnych, które zajmują dosłownie moment, a które można zrobić łącznie w pewnym bloku